Contractele de asistență juridică, cererile depuse electronic, corespondența cu clienții: o parte tot mai mare din activitatea avocatului se desfășoară fără hârtie. Valoarea juridică a unui document semnat electronic depinde însă de tipul de semnătură folosit și de cadrul legal aplicabil.
Tipurile de semnătură din Regulamentul eIDAS
Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS) distinge trei niveluri de semnătură electronică:
- semnătura electronică simplă – date în format electronic atașate sau asociate altor date electronice și folosite de semnatar pentru a semna, de exemplu un nume tastat sau o imagine a semnăturii;
- semnătura electronică avansată – este asociată în mod unic semnatarului, permite identificarea acestuia, este creată cu date pe care semnatarul le poate controla și este legată de datele semnate astfel încât orice modificare ulterioară poate fi detectată;
- semnătura electronică calificată – o semnătură avansată creată cu un dispozitiv calificat de creare a semnăturii și bazată pe un certificat calificat, emis de un prestator calificat de servicii de încredere.
Efectele juridice potrivit eIDAS
Art. 25 din eIDAS stabilește trei reguli esențiale:
- unei semnături electronice nu i se pot refuza efectul juridic și admisibilitatea ca probă doar pentru că are formă electronică sau nu îndeplinește cerințele semnăturii calificate;
- semnătura electronică calificată are efect juridic echivalent cu cel al semnăturii olografe;
- semnătura calificată bazată pe un certificat calificat emis într-un stat membru este recunoscută ca semnătură calificată în toate celelalte state membre.
Regulamentul lasă însă dreptului național reglementarea efectelor semnăturilor simple și avansate, precum și a cerințelor de formă ale actelor juridice.
Cadrul național: Legea nr. 214/2024
Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică a fost abrogată. Din 8 octombrie 2024 se aplică Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea, care a abrogat și alte acte, între care OUG nr. 38/2020.
Principalele reguli privind efectele semnăturilor, cuprinse la art. 4 din lege, pot fi sintetizate astfel:
- semnătura calificată produce aceleași efecte ca semnătura olografă, iar înscrisul astfel semnat este asimilat înscrisului sub semnătură privată; poate fi folosită și pentru actele pentru care legea cere forma scrisă ca o condiție de validitate;
- semnătura avansată este echivalentă semnăturii olografe, inclusiv pentru actele la care forma scrisă este cerută pentru validitate, doar în cazurile prevăzute de lege, între care: certificatul este emis de o autoritate sau instituție publică din România ori de un prestator calificat de servicii de încredere; semnătura este recunoscută de partea căreia i se opune; părțile au convenit expres asupra utilizării ei, printr-un înscris separat semnat olograf sau cu semnătură calificată;
- semnătura simplă satisface cerința formei scrise numai atunci când aceasta este impusă pentru proba actului, nu pentru validitatea lui, și are valoarea semnăturii olografe doar în cazurile prevăzute de lege, între care: actele patrimoniale cu o valoare sub jumătate din salariul minim brut pe economie, recunoașterea semnăturii de către partea căreia i se opune sau acordul expres, încheiat în scris, între profesioniști.
Recomandare: pentru contractele de asistență juridică, împuterniciri și actele cu miză ridicată, semnătura calificată elimină majoritatea discuțiilor privind valabilitatea și forța probantă. Pentru semnăturile simple sau avansate, verificați condițiile concrete din art. 4 al Legii nr. 214/2024 și păstrați dovada acordului părților.
Ce aduce eIDAS 2
Regulamentul (UE) 2024/1183, intrat în vigoare la 20 mai 2024, modifică eIDAS și creează cadrul european pentru identitatea digitală. Principalele noutăți relevante pentru avocați sunt:
- portofelele europene pentru identitate digitală, pe care statele membre trebuie să le pună la dispoziție, potrivit calendarului comunicat de Comisia Europeană, până la sfârșitul anului 2026;
- posibilitatea de a crea semnături electronice calificate prin portofel, gratuit pentru utilizări neprofesionale;
- noi servicii de încredere, precum atestarea electronică a atributelor, registrele electronice și gestionarea dispozitivelor de creare a semnăturii la distanță;
- obligația anumitor furnizori privați, obligați legal să își identifice clienții, de a accepta portofelul pentru autentificare.
Pași practici pentru cabinet
- verificați dacă prestatorul figurează în lista de încredere a prestatorilor calificați;
- stabiliți intern ce tip de semnătură este necesar pentru fiecare categorie de document;
- includeți în contractele cu clienții o clauză privind utilizarea semnăturii electronice;
- păstrați documentele semnate în format electronic original, nu doar tipărite.
Articolul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Verificați forma în vigoare a actelor normative citate.