Platformele juridice concentrează într-un singur loc cele mai sensibile informații ale unui cabinet: identitatea clienților, strategii procesuale, corespondență confidențială. Înainte de a încărca primul dosar, merită să obțineți răspunsuri clare la șapte întrebări.
1. Unde sunt stocate datele?
Cereți locația exactă a centrelor de date și lista subcontractanților care au acces la infrastructură. Pentru un cabinet din România, stocarea în Spațiul Economic European simplifică semnificativ analiza de conformitate.
2. Cum sunt criptate datele?
Datele trebuie criptate atât în tranzit, între browser și server, cât și în repaus, pe suporturile pe care sunt stocate. Întrebați și cine administrează cheile de criptare.
3. Cine are acces și cum se autentifică utilizatorii?
Platforma ar trebui să ofere cel puțin:
- autentificare în doi pași pentru toți utilizatorii;
- roluri și permisiuni la nivel de dosar;
- posibilitatea de a revoca imediat accesul unui fost colaborator.
4. Sunt folosite documentele pentru antrenarea modelelor AI?
Aceasta este, probabil, cea mai importantă întrebare. Răspunsul trebuie să fie un „nu” ferm, prevăzut în contract, nu doar menționat pe o pagină de prezentare.
Dacă un furnizor nu poate răspunde clar la această întrebare, aveți deja răspunsul.
5. Există un jurnal de activitate?
Un istoric al accesărilor și al modificărilor permite reconstituirea oricărui incident și oferă cabinetului dovezi în cazul unui control.
6. Ce se întâmplă în caz de incident?
Întrebați cât de des se fac copiile de siguranță, în cât timp pot fi restaurate datele și în ce termen sunteți notificați în cazul unei încălcări a securității datelor.
7. Cum vă recuperați datele la final?
Nu uitați: exportul complet al dosarelor și documentelor, într-un format standard, trebuie să fie posibil oricând. La încetarea contractului, datele trebuie șterse, cu confirmare scrisă.