Înainte de a încărca o hotărâre, un contract sau o cerere într-un instrument AI ori de a le folosi ca model într-o prezentare, se pune o întrebare simplă: documentul mai conține date cu caracter personal? Răspunsul depinde de distincția dintre anonimizare și pseudonimizare, două noțiuni des confundate, cu consecințe juridice diferite.
Ce este pseudonimizarea
Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) definește pseudonimizarea la art. 4 pct. 5. În esență, este o prelucrare a datelor prin care acestea nu mai pot fi atribuite unei anumite persoane fără folosirea unor informații suplimentare, cu condiția ca aceste informații să fie păstrate separat și protejate prin măsuri tehnice și organizatorice.
Exemplu tipic: înlocuiți numele părților cu „Reclamantul A” și „Pârâtul B”, dar păstrați într-un fișier separat corespondența dintre coduri și persoane. Documentul astfel prelucrat conține, în continuare, date cu caracter personal, iar GDPR se aplică în continuare.
De reținut: pseudonimizarea este o măsură de securitate care reduce riscurile, nu o modalitate de a scoate datele de sub incidența GDPR.
Ce înseamnă date anonime
Considerentul 26 al GDPR precizează că principiile protecției datelor nu se aplică informațiilor anonime, adică informațiilor care nu privesc o persoană fizică identificată sau identificabilă ori datelor anonimizate astfel încât persoana vizată nu mai este identificabilă.
Testul este exigent. Pentru a stabili dacă o persoană este identificabilă, trebuie avute în vedere toate mijloacele care ar putea fi utilizate în mod rezonabil pentru identificare, directă sau indirectă, ținând seama de factori obiectivi precum costul și timpul necesare, de tehnologia disponibilă și de evoluția acesteia.
Ghidurile autorităților europene de protecție a datelor, precum Avizul 05/2014 al Grupului de lucru „Articolul 29” privind tehnicile de anonimizare și Ghidurile CEPD 01/2025 privind pseudonimizarea, merită consultate în forma lor actuală. Curtea de Justiție a Uniunii Europene a nuanțat, în hotărârea din 4 septembrie 2025 pronunțată în cauza C-413/23 P (AEPD/SRB), felul în care se apreciază caracterul personal al datelor pseudonimizate din perspectiva destinatarului. Pentru uzul curent al unei firme de avocatură, abordarea prudentă rămâne aceea de a trata documentele pseudonimizate ca documente care conțin date personale.
Riscul de reidentificare
Eliminarea numelor nu este suficientă. O persoană poate fi identificată și indirect, prin combinarea unor detalii aparent neutre. În documentele juridice, riscul este ridicat, pentru că textele descriu fapte concrete, localizate în timp și spațiu.
Câteva surse frecvente de reidentificare:
- funcția sau calitatea unică a unei persoane („administratorul societății”, „medicul șef al secției”);
- combinația dintre localitate, dată și eveniment;
- sume, suprafețe sau numere cadastrale specifice;
- numărul dosarului și instanța, care permit regăsirea hotărârii originale;
- relațiile de familie descrise detaliat;
- metadatele fișierului (autor, organizație, comentarii, istoricul modificărilor).
Ce eliminați dintr-o hotărâre sau dintr-un contract
Dintr-o hotărâre judecătorească
- numele și prenumele părților, martorilor, experților și ale altor participanți;
- CNP-ul, seria actului de identitate, adresele și datele de contact;
- numărul dosarului și, după caz, datele care permit identificarea completului sau a instanței;
- numerele de înmatriculare, conturile bancare, numerele cadastrale;
- detaliile medicale, familiale sau privind situația patrimonială, dacă nu sunt esențiale scopului;
- descrierile faptice care, prin unicitate, fac speța recognoscibilă.
Dintr-un contract
- denumirea părților, codurile de înregistrare și sediile, atunci când permit identificarea unor persoane fizice sau a unor clienți;
- numele reprezentanților, semnăturile și ștampilele;
- datele de contact, conturile și adresele de livrare;
- prețurile, cantitățile și termenele specifice, dacă sunt confidențiale sau identificatoare;
- anexele cu liste de angajați, beneficiari sau utilizatori.
Rețineți că, pentru un avocat, obligația de confidențialitate se întinde dincolo de datele personale: și informațiile despre o persoană juridică, strategia procesuală sau termenii comerciali pot fi acoperite de secretul profesional.
Limitele anonimizării manuale
Anonimizarea făcută „de mână” este utilă, dar are limite pe care trebuie să le cunoașteți:
- omisiunile – un nume repetat de zeci de ori într-un document lung scapă ușor unei lecturi grăbite;
- formele flexionare și abrevierile – „Popescu”, „Popeștii”, „P.” sau inițialele pot rămâne în text;
- contextul – ștergerea datelor directe nu elimină detaliile indirecte care permit identificarea;
- straturile ascunse – comentariile, modificările urmărite, antetele și metadatele nu se văd la o simplă lectură;
- înnegrirea aparentă – un dreptunghi negru desenat peste text într-un PDF poate lăsa textul original accesibil.
O practică sănătoasă combină căutarea sistematică a fiecărui identificator, curățarea metadatelor, exportul într-un fișier nou și o a doua lectură făcută de o altă persoană. Dacă scopul poate fi atins folosind doar un fragment sau un rezumat generic, aceasta este, de regulă, varianta cea mai sigură.
Articolul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Verificați forma în vigoare a textelor citate.