Digitalizarea unui cabinet de avocatură nu înseamnă să cumpărați cât mai multe aplicații. Înseamnă să identificați fluxurile care se repetă zilnic și să le organizați astfel încât informația să circule o singură dată, corect, către toți cei care au nevoie de ea. Iată cinci fluxuri de la care merită să începeți.
1. Preluarea clientului
Datele de identificare, documentele inițiale, verificarea conflictului de interese și contractul de asistență juridică ar trebui să ajungă într-o singură fișă de client. Dacă aceleași informații sunt copiate în trei locuri diferite, erorile sunt doar o chestiune de timp.
2. Evidența dosarelor
Fiecare dosar are nevoie de o structură previzibilă: părți, instanță, stadiu, documente, note interne și istoricul comunicărilor. O structură comună permite oricărui membru al echipei să preia un dosar fără o ședință de predare.
3. Termene și calendar
Termenele de judecată și cele procedurale trebuie să fie vizibile pentru întreaga echipă, cu notificări înainte de expirare. Un calendar personal, ținut separat de fiecare avocat, crește considerabil riscul ca un termen să fie ratat.
4. Documente și șabloane
Documentele cabinetului au nevoie de câteva reguli simple:
- șabloane aprobate pentru actele frecvente, actualizate centralizat;
- denumiri consecvente ale fișierelor și versiuni clare;
- acces pe roluri, astfel încât fiecare persoană să vadă doar dosarele la care lucrează.
5. Facturare și onorarii
Onorariile orare, abonamentele și onorariile de succes au nevoie de o evidență legată direct de dosar. Când timpul lucrat este înregistrat chiar în momentul în care se lucrează, facturarea devine o formalitate, nu un exercițiu de memorie la final de lună.
De unde să începeți: nu digitalizați toate cele cinci fluxuri deodată. Alegeți-l pe cel care generează cele mai multe probleme interne, stabilizați-l, apoi treceți la următorul.