Comunicarea citațiilor și a actelor de procedură prin e-mail a devenit o practică obișnuită în multe instanțe. Pentru avocat, avantajul vitezei vine însă cu o responsabilitate: un mesaj ajuns în căsuța de e-mail poate declanșa curgerea unui termen, chiar dacă nimeni din birou nu l-a citit. Iată ce prevede Codul de procedură civilă și cum vă puteți organiza pentru a evita surprizele.
Ce permite Codul de procedură civilă
Regula generală, prevăzută la art. 154 alin. (1) CPC, este comunicarea din oficiu prin agenții procedurali ai instanței. Alături de aceasta, art. 154 alin. (6) permite grefei să comunice citațiile și celelalte acte de procedură prin telefax, poștă electronică sau prin alte mijloace care asigură transmiterea textului actului și confirmarea primirii, dacă partea a indicat instanței datele corespunzătoare în acest scop.
Dispozițiile privind comunicarea electronică au fost completate prin Legea nr. 310/2018. Actele transmise astfel pot purta semnătura electronică a instanței, care ține loc de ștampilă și de semnătura grefierului.
Practica ÎCCJ: prin Decizia nr. 75/2022 (Completul pentru dezlegarea unor chestiuni de drept, publicată în Monitorul Oficial nr. 182 din 3 martie 2023), Înalta Curte a stabilit că, atunci când partea a solicitat comunicarea prin e-mail și a indicat datele necesare, aceasta este o modalitate principală de comunicare, iar citarea făcută în alt mod poate fi lovită de nulitate dacă partea a suferit o vătămare ce nu poate fi înlăturată altfel.
Când se consideră făcută comunicarea
Potrivit art. 154 alin. (6^1) CPC, citațiile și actele de procedură transmise electronic se consideră comunicate la momentul la care s-a primit mesajul generat de sistemul folosit, care arată că acestea au ajuns la destinatar, conform datelor indicate de acesta.
Consecința practică este importantă: momentul relevant este cel al ajungerii mesajului, nu cel în care îl deschideți sau îl citiți. Un e-mail primit vineri seara poate marca ziua comunicării, iar termenul curge de la acea dată, în condițiile legii.
În ceea ce privește dovada, art. 163 alin. (11^1) CPC prevede că, în cazul comunicării potrivit art. 154 alin. (6), mesajul de comunicare primit din partea sistemului constituie dovada comunicării; acesta se imprimă și se atașează la dosar.
Indicarea adresei de e-mail în cereri
Art. 148 alin. (1) CPC, care stabilește condițiile generale ale cererilor adresate instanțelor, prevede că acestea vor cuprinde, dacă este cazul, și adresa electronică sau coordonatele indicate în acest scop de părți, precum numărul de telefon sau de fax. Art. 194 CPC trimite la aceste dispoziții în privința datelor de identificare ale părților și ale reprezentantului din cererea de chemare în judecată.
Alegerea adresei indicate nu este un detaliu administrativ. Adresa pe care o menționați în cerere devine, în fapt, canalul prin care vi se pot comunica acte cu efecte procedurale. Verificați, așadar:
- dacă adresa este una monitorizată constant, nu o căsuță personală sau una folosită ocazional;
- dacă este corect scrisă în fiecare act depus;
- dacă, la schimbarea adresei, ați informat instanța în toate dosarele active.
Bune practici pentru firmă
Riscurile identificate frecvent în practică sunt tehnice și organizatorice: filtre anti-spam, atașamente blocate, căsuțe pline, absența colegului responsabil sau adrese introduse greșit. Câteva măsuri simple le reduc considerabil:
- adresă dedicată pentru comunicări procedurale, accesibilă mai multor persoane din birou, nu doar unui singur avocat;
- monitorizare zilnică, inclusiv a dosarului de spam, cu un responsabil desemnat și un înlocuitor pentru concedii;
- reguli de filtrare verificate, astfel încât mesajele venite de la domeniile instanțelor să nu fie redirecționate sau blocate;
- înregistrarea imediată a fiecărui act primit, cu data și ora primirii, în agenda de termene;
- arhivarea mesajului original, nu doar a atașamentului, pentru a putea reconstitui ulterior momentul primirii;
- răspuns automat de absență care să indice o adresă alternativă monitorizată, fără a vă baza pe acesta ca soluție;
- verificarea periodică a portalului instanței, pentru a corela actele primite cu evoluția dosarului.
Verificare rapidă pentru fiecare dosar nou
- Adresa de e-mail indicată în cerere este cea dedicată comunicărilor procedurale?
- Persoana responsabilă și înlocuitorul ei au acces la căsuță?
- Termenele care pot curge de la comunicare sunt introduse în agendă imediat după primire?
- Mesajul de confirmare și actul comunicat sunt salvate în dosarul intern?
Articolul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Verificați forma în vigoare a textelor citate.