Aproape orice cabinet de avocatură folosește astăzi cel puțin un serviciu cloud: email, stocare de documente, platformă de management al dosarelor. Fiecare dintre acestea prelucrează date ale clienților, adesea confidențiale. Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și obligația de păstrare a secretului profesional impun o analiză atentă a acestor relații.
Cine este operator și cine este persoană împuternicită
În raport cu datele clienților, cabinetul acționează de regulă ca operator: stabilește scopurile și mijloacele prelucrării. Furnizorul de cloud care stochează sau prelucrează datele în numele cabinetului are, de regulă, calitatea de persoană împuternicită de operator.
Contractul cu furnizorul
Articolul 28 din GDPR cere ca relația cu persoana împuternicită să fie reglementată printr-un contract care să prevadă, între altele:
- prelucrarea datelor numai pe baza instrucțiunilor documentate ale operatorului;
- obligația de confidențialitate a persoanelor autorizate să prelucreze datele;
- măsurile tehnice și organizatorice de securitate;
- condițiile de recurgere la alte persoane împuternicite;
- ștergerea sau returnarea datelor la încetarea serviciilor.
Transferuri în afara Spațiului Economic European
Dacă datele sunt stocate sau accesate din afara SEE, transferul trebuie să se bazeze pe unul dintre mecanismele prevăzute în capitolul V din GDPR. Întrebați explicit furnizorul unde se află centrele de date și ce subcontractanți au acces la acestea.
Măsuri practice pentru cabinet
Minimul recomandat pentru orice cabinet:
- autentificare în doi pași pentru toate conturile cabinetului;
- acces la dosare pe roluri, revizuit periodic;
- un registru al furnizorilor și al contractelor încheiate cu aceștia;
- o procedură internă pentru gestionarea incidentelor de securitate.
Secretul profesional al avocatului, reglementat de Legea nr. 51/1995, nu dispare atunci când documentele sunt mutate în cloud. Alegerea furnizorului face parte din diligența profesională.
Acest articol are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică.