Cabinetul de avocatură prelucrează date personale ale clienților, ale angajaților și, adesea, ale părților adverse, martorilor sau altor terți. Toate aceste persoane își pot exercita drepturile prevăzute de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR). Particularitatea profesiei este că aceste drepturi trebuie gestionate în paralel cu obligația de păstrare a secretului profesional.
Drepturile prevăzute la art. 15–22 GDPR
Capitolul III din GDPR recunoaște persoanei vizate, în principal, următoarele drepturi:
- dreptul de acces (art. 15) – confirmarea prelucrării, o copie a datelor și informații despre scopuri, destinatari, perioada de stocare și sursa datelor;
- dreptul la rectificare (art. 16);
- dreptul la ștergere (art. 17);
- dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18);
- dreptul la portabilitatea datelor (art. 20);
- dreptul la opoziție (art. 21);
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată (art. 22).
Termenul de răspuns și regulile de procedură
Potrivit art. 12 alin. (3) GDPR, operatorul răspunde fără întârzieri nejustificate și, în orice caz, în cel mult o lună de la primirea cererii. Termenul poate fi prelungit cu încă două luni, ținând seama de complexitatea și numărul cererilor, dar persoana vizată trebuie informată despre prelungire și motivele acesteia în termenul inițial de o lună.
Alte reguli de reținut din art. 12:
- dacă nu dați curs cererii, informați persoana, în cel mult o lună, despre motive și despre posibilitatea de a depune plângere la autoritatea de supraveghere sau de a se adresa instanței;
- răspunsul este, de regulă, gratuit; pentru cereri vădit nefondate sau excesive, în special repetitive, puteți percepe o taxă rezonabilă sau refuza, cu sarcina de a demonstra caracterul acestora;
- dacă aveți îndoieli întemeiate privind identitatea solicitantului, puteți cere informații suplimentare pentru confirmare.
Limitări relevante pentru avocați
Drepturile persoanei vizate nu sunt absolute. Pentru un cabinet, sunt relevante mai ales următoarele temeiuri:
- art. 15 alin. (4) – dreptul de a obține o copie nu trebuie să aducă atingere drepturilor și libertăților altora, inclusiv ale clientului;
- art. 17 alin. (3) lit. e) – dreptul la ștergere nu se aplică în măsura în care prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
- art. 14 alin. (5) lit. d) – obligația de informare a persoanei ale cărei date nu au fost colectate de la ea nu se aplică atunci când datele trebuie să rămână confidențiale în temeiul unei obligații de secret profesional reglementate de lege.
Art. 23 GDPR permite statelor membre să restrângă drepturile prin măsuri legislative, între altele pentru protecția drepturilor altora sau pentru executarea cererilor de drept civil. Legea nr. 190/2018, care pune în aplicare GDPR în România, prevede derogări pentru scopuri jurnalistice, de cercetare, statistice și de arhivare, însă nu conține o derogare specifică pentru avocați. Protecția informațiilor din dosar se sprijină, așadar, pe prevederile GDPR menționate și pe art. 11 din Legea nr. 51/1995, potrivit căruia avocatul este obligat să păstreze secretul profesional privitor la orice aspect al cauzei, cu excepțiile prevăzute expres de lege.
Atenție: limitările se aplică punctual, informație cu informație. Un refuz general, nemotivat, al unei cereri de acces vă expune riscului unei plângeri la ANSPDCP.
Cererea de acces venită de la partea adversă
Situația apare frecvent în litigii: partea adversă solicită cabinetului „toate datele” pe care le deține despre ea, uneori pentru a afla strategia procesuală. Vă recomandăm să procedați metodic:
- verificați identitatea solicitantului și înregistrați data primirii cererii;
- confirmați dacă prelucrați date despre persoana respectivă și în ce context;
- separați datele personale propriu-zise ale solicitantului de analizele, notele și corespondența cu clientul, protejate de secretul profesional;
- evaluați dacă furnizarea unei copii ar afecta drepturile clientului sau apărarea acestuia;
- comunicați în termen ceea ce poate fi comunicat și motivați în scris orice limitare, cu mențiunea căilor de atac;
- informați clientul și documentați raționamentul, pentru eventualitatea unui control.
Dreptul de acces nu este un instrument de administrare a probelor. Totuși, datele personale ale solicitantului care nu sunt acoperite de o limitare legală trebuie comunicate, chiar dacă cererea are și o motivație procesuală.
Articolul are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Verificați forma în vigoare a actelor normative citate.